USO DE DOCUMENTOS, PRESENTACIONES Y HOJAS DE CÁLCULOS

Tres de las aplicaciones más utilizadas en Google Drive para trabajar en equipo son Google Drive Documentos, Presentaciones y Hojas de Cálculo. Son aplicaciones muy útiles con una metodología de uso similar, pero cada una para una especialidad de trabajo diferente.
Si nos fijamos el logotipo de Google Drive es un triángulo y cada uno de sus lados es de un color diferente, el lado de color verde corresponde con el verde del color del logotipo de las hojas de cálculo, el amarillo con el de presentaciones y el azul con el de documentos, es decir, corresponden con las aplicaciones más usadas dentro de Drive. Es un triángulo porque las tres aplicaciones están relacionadas entre sí y todas ellas podemos crearlas, guardarlas y compartirlas gracias a nuestra cuenta de Google.

DOCUMENTOS

Esta aplicación tiene un funcionamiento similar a Microsoft Word. Se trata de un programa de creación de documentos.
Para acceder a él tendremos que meternos en nuestra cuenta de Google y seleccionar la opción de Google Docs.
Una de las grandes ventajas de su uso es que no necesitamos preocuparnos por guardar nada mientras lo escribimos puesto que se guarda continuamente de forma automática.
Su funcionamiento es muy sencillo y también podremos incluir en los archivos que estemos creando tanto gráficos creados en hojas de cálculo que tengamos guardados en la nube de nuestra cuenta de Drive para que sean más completos, como dibujos que podemos crear o ecuaciones desde la opción de insertar.

Podemos descargar los archivos que creamos como Microsoft Word (.docx), Formato OpenDocument (.odt), Formato de texto enriquecido (.rtf), Documento PDF (.pdf), Texto sin formato (.txt), Página Web (.html, comprimido), Publicación EPUB(.epub).

PRESENTACIONES

Esta aplicación es similar a otros programas como Power Point o Key Notes, su función es la creación de grupos de diapositivas.

Ofrece muchas plantillas diferentes de tipos de diapositivas para crear archivos originales y llamativos.

Todas las presentaciones se pueden descargar en los mismos formatos que los documentos.

HOJAS DE CÁLCULO

Su logotipo es el de color verde, su funcionamiento es similar al de una hoja de cálculo de excel o numbers, ofrece muchas variedades de gráficos en función de los datos que añadimos en las tablas de las hojas de cálculos y sobre todo una gran cantidad de estilos y formatos de edición.

En términos generales su uso es muy similar, es decir la forma de guardar los archivos creados y de compartirlos es la misma.

¿ Cuáles son sus principales características ?

• Creación de toda variedad de documentos gracias a la diversidad de estilos de fuentes, los diferentes formatos de textos y las herramientas inteligentes de edición.
• Modificación en cualquier lugar o momento desde cualquier dispositivo electrónico; tablet, móvil, ordenador...
• Todos los archivos se guardan o almacenan en Drive, hasta 15 GB gratis.
• Una de las cosas más importantes y por la que nos encanta el uso de Google Drive es que se puede compartir todos los archivos que creamos, de tal forma que varias personas pueden ver o editar lo que creamos.
• Se guarda de forma automática, es decir, no tenemos que estar preocupados por si hemos cerrado la página sin querer ya que todo lo que vayamos creando se guarda de forma continua.
• Muy útil tanto para estudiantes como para trabajadores, quienes podrán crear apuntes o trabajos sin necesidad de enviarse miles de correos y evitar fallos de comunicación.

¿ Cómo compartimos  los archivos y trabajamos en equipo?

 Cuando nos metemos en la aplicación que queremos utilizar, abajo a la derecha encontraremos un signo + dentro de un círculo rojo,  tocaremos sobre él para crear un nuevo archivo y entonces se abrirá un documento, hoja de cálculo o presentación nueva y vacía. Una vez dentro nos da la opción (arriba a la derecha) de compartir el archivo, si le damos nos saldrá el siguiente cuadro:

Donde podremos añadir los correos de las personas con las que quereos compartir los archivos creados.

Si damos al botón del lápiz nos saldrán tres modos de compartir:

• Poder editar: en esta opción las personas que tengan acceso podrán modificar todo de la misma manera que el creador del archivo.
• Poder comentar: en este caso solo puede hacer comentarios la persona que tenga acceso, no podrá modificar nada que el creador realice.
• Poder ver: solo tendrán acceso a visualizar los cambios que se hagan en los archivos y no ha trabajar ni a comentar lo que suceda en ellos.

Una de las grandes oportunidades que nos ofrece poder trabajar en equipo con Google Drive, es que si las personas que tienen acceso a los archivos están conectadas a la vez podrán hablar a través de un chat para debatir de las modificaciones que se quieran hacer.

También se pueden compartir los archivos mediante un enlace o como contenido en un correo.

Todos los archivos a los que una persona  tiene acceso se guardarán en la cuenta, en su Drive, de tal forma que siempre que entre en su cuenta tendrá acceso directo a ellos pinchando sobre el documento al que se quiete entrar. Todo ello se encuentra pinchando una vez en la cuenta en el logotipo del triángulo de Google Drive y en su unidad aparecerán todos ellos: