ENTREVISTA SOBRE GOOGLE DRIVE

Realizamos la entrevista sobre Google Drive a Ana Isabel Dañino, es una odontóloga que trabaja como responsable clínico en una Ingeniería Dental y nos explica cómo lo utiliza en su trabajo y los usos que le dan como herramienta de comunicación interna.

USO DE DOCUMENTOS, PRESENTACIONES Y HOJAS DE CÁLCULOS

Tres de las aplicaciones más utilizadas en Google Drive para trabajar en equipo son Google Drive Documentos, Presentaciones y Hojas de Cálculo. Son aplicaciones muy útiles con una metodología de uso similar, pero cada una para una especialidad de trabajo diferente.
Si nos fijamos el logotipo de Google Drive es un triángulo y cada uno de sus lados es de un color diferente, el lado de color verde corresponde con el verde del color del logotipo de las hojas de cálculo, el amarillo con el de presentaciones y el azul con el de documentos, es decir, corresponden con las aplicaciones más usadas dentro de Drive. Es un triángulo porque las tres aplicaciones están relacionadas entre sí y todas ellas podemos crearlas, guardarlas y compartirlas gracias a nuestra cuenta de Google.

DOCUMENTOS

Esta aplicación tiene un funcionamiento similar a Microsoft Word. Se trata de un programa de creación de documentos.
Para acceder a él tendremos que meternos en nuestra cuenta de Google y seleccionar la opción de Google Docs.
Una de las grandes ventajas de su uso es que no necesitamos preocuparnos por guardar nada mientras lo escribimos puesto que se guarda continuamente de forma automática.
Su funcionamiento es muy sencillo y también podremos incluir en los archivos que estemos creando tanto gráficos creados en hojas de cálculo que tengamos guardados en la nube de nuestra cuenta de Drive para que sean más completos, como dibujos que podemos crear o ecuaciones desde la opción de insertar.

Podemos descargar los archivos que creamos como Microsoft Word (.docx), Formato OpenDocument (.odt), Formato de texto enriquecido (.rtf), Documento PDF (.pdf), Texto sin formato (.txt), Página Web (.html, comprimido), Publicación EPUB(.epub).

PRESENTACIONES

Esta aplicación es similar a otros programas como Power Point o Key Notes, su función es la creación de grupos de diapositivas.

Ofrece muchas plantillas diferentes de tipos de diapositivas para crear archivos originales y llamativos.

Todas las presentaciones se pueden descargar en los mismos formatos que los documentos.

HOJAS DE CÁLCULO

Su logotipo es el de color verde, su funcionamiento es similar al de una hoja de cálculo de excel o numbers, ofrece muchas variedades de gráficos en función de los datos que añadimos en las tablas de las hojas de cálculos y sobre todo una gran cantidad de estilos y formatos de edición.

En términos generales su uso es muy similar, es decir la forma de guardar los archivos creados y de compartirlos es la misma.

¿ Cuáles son sus principales características ?

• Creación de toda variedad de documentos gracias a la diversidad de estilos de fuentes, los diferentes formatos de textos y las herramientas inteligentes de edición.
• Modificación en cualquier lugar o momento desde cualquier dispositivo electrónico; tablet, móvil, ordenador...
• Todos los archivos se guardan o almacenan en Drive, hasta 15 GB gratis.
• Una de las cosas más importantes y por la que nos encanta el uso de Google Drive es que se puede compartir todos los archivos que creamos, de tal forma que varias personas pueden ver o editar lo que creamos.
• Se guarda de forma automática, es decir, no tenemos que estar preocupados por si hemos cerrado la página sin querer ya que todo lo que vayamos creando se guarda de forma continua.
• Muy útil tanto para estudiantes como para trabajadores, quienes podrán crear apuntes o trabajos sin necesidad de enviarse miles de correos y evitar fallos de comunicación.

¿ Cómo compartimos  los archivos y trabajamos en equipo?

 Cuando nos metemos en la aplicación que queremos utilizar, abajo a la derecha encontraremos un signo + dentro de un círculo rojo,  tocaremos sobre él para crear un nuevo archivo y entonces se abrirá un documento, hoja de cálculo o presentación nueva y vacía. Una vez dentro nos da la opción (arriba a la derecha) de compartir el archivo, si le damos nos saldrá el siguiente cuadro:

Donde podremos añadir los correos de las personas con las que quereos compartir los archivos creados.

Si damos al botón del lápiz nos saldrán tres modos de compartir:

• Poder editar: en esta opción las personas que tengan acceso podrán modificar todo de la misma manera que el creador del archivo.
• Poder comentar: en este caso solo puede hacer comentarios la persona que tenga acceso, no podrá modificar nada que el creador realice.
• Poder ver: solo tendrán acceso a visualizar los cambios que se hagan en los archivos y no ha trabajar ni a comentar lo que suceda en ellos.

Una de las grandes oportunidades que nos ofrece poder trabajar en equipo con Google Drive, es que si las personas que tienen acceso a los archivos están conectadas a la vez podrán hablar a través de un chat para debatir de las modificaciones que se quieran hacer.

También se pueden compartir los archivos mediante un enlace o como contenido en un correo.

Todos los archivos a los que una persona  tiene acceso se guardarán en la cuenta, en su Drive, de tal forma que siempre que entre en su cuenta tendrá acceso directo a ellos pinchando sobre el documento al que se quiete entrar. Todo ello se encuentra pinchando una vez en la cuenta en el logotipo del triángulo de Google Drive y en su unidad aparecerán todos ellos:

Google Calendar es una agenda que te permite organizar  todas tus tareas tanto en el ámbito profesional como en el personal, pudiendo compartir contactos, citas, mostrando nuestra disponibilidad…

Google calendar aparece por defecto con tres calendarios distintos dentro de la pestaña “Mis Calendarios”: uno personal, uno de cumpleaños y el último de recordatorios y tareas. Puedes crear todos los que desees, añadir fechas de otros y personalizarlos si lo deseas.

El calendario de las cosas por hacer es el típico en el que añades un listado y vas tachando según lo has completado.

Los calendarios puedes hacerlos públicos, privado, o compartirlo con las personas que desees enviándolo por mail.

En el menú de ajustes, puedes configurar para que desde el buzón de entrada exporte las fechas al calendario de reservas de hotel, vuelos, etc. 

 

Google Hangouts es la aplicación de Google para enviar mensajes, realizar llamadas de voz y  hacer videollamadas.

Para comenzar un Hangout tienes que acceder a tu cuenta de plus.google.com/hangouts y hacer clic en Empezar, que es un botón situado en la parte superior derecha de la pantalla.

Google Docs.- Permite compartir documentos ya sea en modo de solo lectura o en modo edición

Google Effects.- Permite agregar efectos de cámara al Hangout

Youtube.- Permite compartir videos dentro del Hangout.

Permite mantener conversaciones entre dos o más usuarios, Durante las conversaciones se pueden compartir imágenes además de enviar “emojis”

Google Drive for Work

             

    

Google Drive for Work, es una plataforma que permite centralizar y controlar  información corporativa al sincronizar archivos o carpetas (PC, Mac, iOS, Android, o desde un browser) de manera segura; adicionalmente, permite compartir archivos y trabajar en línea con otras personas en un ambiente colaborativo con almacenamiento ilimitado*.

Por 8  € mensuales por usuario, Google Drive for Work ofrece:

• Almacenamiento ilimitado (10TB y 1 TB por cuenta si son menos de 5 usuarios).
• Controles avanzados de administración para Drive.
• Información sobre el uso compartido y el contenido de Drive obtenida mediante auditorías e informes.
• Google Vault para eDiscovery funciona para correos electrónicos, chats, documentos y archivos.
• Búsqueda y exportación a distintos formatos con facilidad.
• Archivo de todos los correos electrónicos enviados por la empresa.
• Establecimiento de políticas de retención de mensajes.
• Realización y aplicación de retenciones de litigios en bandejas de entrada.

Las ventajas que ofrece Google Drive a  nivel de empresa son las siguientes:

 MAYOR ALMACENAMIENTO

Se aumenta de forma considerable el almacenamiento, sí, pero  no es “ilimitado”. Vemos que en este sentido Google utiliza este aspecto como un reclamo publicitario y tiene algunos matices: las empresas con menos de 5 usuarios sólo podrán almacenar 1 TB por cada uno. Las empresas con mayor número de usuarios, sí tendrán almacenamiento ilimitado, y podrán guardar archivos de hasta 5 TB de tamaño  (ya sea de forma individual o compartida).

MÁS CONTROL

La solución Vault no es nada nuevo. Esta conocida herramienta es utilizada por los administradores para establecer un sistema de permisos y controlar los accesos de los usuarios a los documentos. Así podremos saber quién ha movido, borrado o compartido un archivo, y saber si lo han sacado fuera de la empresa.

MAYOR SEGURIDAD

Se realiza el cifrado de los archivos que van del dispositivo a Google, aquellos que internamente vayan entre sus servidores y los que ya estén almacenados en sus centros de datos. ¡Esto sí que es una buena noticia!

MAYOR PRODUCTIVIDAD DE LOS USUARIOS

Ahora podremos abrir y editar los documentos (Microsoft Word, Excel y PowerPoint) en su formato original utilizando el modo compatibilidad de Office. Esta estupenda funcionalidad está disponible para Android, el navegador de Chrome y próximamente en iOS.

Además guarda los archivos o las carpetas del trabajo en Drive, accede a ellos desde cualquier dispositivo y compártelos al instante con tus compañeros de equipo, los clientes o los partners. Incluso puedes compartir archivos con personas que no utilizan Google Drive. Ya no necesitarás enviar archivos adjuntos ni perder tiempo combinando diferentes versiones de un archivo. Drive te ayuda a agilizar el flujo de trabajo de tu empresa.

Con Google Drive y Documentos de Google puedes trabajar con tu equipo en el mismo documento en tiempo real. Además, con los comentarios en los archivos, las conversaciones se enmarcan en un contexto y, de esta forma, ya no tienes que perder tiempo enviando y recibiendo correos electrónicos.

Con Google Drive for Work, tendrá acceso a Google Apps for Business, que incluye Formularios, Google Sites, Calendario, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Hangouts, Google+ y mucho más. Es una solución integral para la productividad del equipo.

Visualice y edite también en linea archivos de word, excel, powerpoint y guarde también cualquier tipo de archivo como fotos, videos, diseños, grabaciones y más.

VIDEOLLAMADAS Y APLICACIONES DE TERCEROS

Conéctese con personas de su equipo, clientes y socios por diversas vías, ya sea video HD, voz o texto desde la misma plataforma. Puede ahorrar tiempo y dinero en viajes, sin renunciar a ninguna de las ventajas del contacto cara a cara.

Además hay cientos de aplicaciones integradas, como DocuSign para firmas electrónicas, LucidCharts para plantillas de bocetos y Smartsheets para la administración de proyectos, que podrá usar para hacer aún más con su trabajo en Drive.

En las cuentas administradas en el nivel de dominio, se pueden utilizar cientos de aplicaciones integradas, como DocuSign para las firmas electrónicas, LucidCharts para plantillas de "mockups" y Smartsheets para la administración de proyectos, con las que podrás sacar el máximo partido a Drive en tu trabajo.

Además Google drive cuenta con 2 opciones de planes para empresas:

·        ADMINISTRADO POR EQUIPO

 

Ideal para equipos y personas que quieran utilizar Google Drive en el trabajo.

Necesitarás una dirección de correo electrónico del tipo tú@tuempresa, ya que incluye controles sencillos para compartir contenidos basados en la red de tu empresa.

Incluye:

Google Drive, Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones, Formularios, Hangouts.

Almacenamiento y uso compartido

Permite compartir archivos fácilmente con cualquier persona de tu empresa.

Almacenamiento ilimitado
*Las cuentas con menos de cinco usuarios obtienen 1­­­ TB de almacenamiento por usuario.­

Administración de usuarios

Puedes crear un equipo e invitar a otras personas a que se unan a él
*El administrador del dominio podrá transferir más adelante los equipos a una cuenta administrada en el nivel de dominio.

Posibilidad de suspender a un usuario si deja la empresa.

Posibilidad de transferir la propiedad de los archivos de Drive de un usuario a otro.

• ·        ADMINISTRADO EN EL NIVEL DE DOMINIO

Opción más adecuada para los administradores de TI que quieran implementar Google Drive en su organización.

Tendrás que verificar la configuración de tu dominio (TXT, CNAME o MX) o comprar un dominio nuevo.

Incluye:

Google Drive, Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones, Hangouts y, además, Grupos de Google, Calendar, Sites y Gmail.

Almacenamiento y uso compartido

Permite compartir archivos fácilmente con cualquier persona de tu empresa.

Almacenamiento ilimitado
*Las cuentas con menos de cinco usuarios obtienen 1­­­ TB de almacenamiento por usuario.­

Administración de usuarios

Puedes crear cuentas de usuario y administrar todos los servicios.

Posibilidad de administrar a todos los usuarios y permitir o denegar el acceso.

Ambas opciones disponen de un tiempo de prueba de 14 días gratuito, después de ese periodo, ambas tienen el costo de 8 € mensuales por usuario.

Y ese es el vídeo publicitario de Google Drive for Work:

Historia de Google Drive

Google Drive

Esta aplicación se propone como sistema para almacenar en la nube todos nuestros archivos con las ventajas que ello conlleva. Drive ofrece 15 GB de almacenamiento gratis para guardar todo tipo de archivos: fotos, documentos, dibujo, grabaciones, vídeos, etc. Se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo: smartphone, tableta, ordenador … y desde cualquier lugar. Es una forma de llevar siempre tus archivos contigo a condición de disponer de conexión en ese lugar. Asimismo se pueden compartir archivos y carpetas con el alumnado para leerlos, descargarlos o editarlos sin necesidad de tener que enviarlos como adjuntos en el correo electrónico. Las aplicaciones de escritorio para trabajar con Drive también se pueden configurar para que los archivos estén disponibles sin conexión y luego realizar la sincronización oportuna cuando se recupere la cobertura.

(Wikipedia)Google Drive fue introducido por Google el 24 de abril de 2012.Reemplazando a Google Docs que cambio su dirección URL, entre otras cualidades.

Actualmente dispone de 15 gigabytes de espacio gratuito para almacenar tus archivos, ampliables mediante diferentes planes de pago. Podemos acceder atreves del sitio web desde computadoras y dispone de aplicaciones para Android e iOS que permiten editar documentos y hojas de cálculo.

Con el lanzamiento de Drive, en esos 15 GB se guardan también los mensajes de correo electrónico de Gmail y las imágenes de Google+ 

(Wikipedia) Google Docs se originó de dos productos separados, Writely y Google Spreadsheets. Writely era un procesador de texto individual en red creado por la compañía de software Upstartle.

Cambio a Google Drive
Google Docs cambió su denominación por Google Drive el 24 de abril de 2012, cambiando su dirección de docs.google.com por drive.google.com Está disponible para computadoras y portátiles Mac, Android, iPhone y iPad.

Con el lanzamiento de Google Drive, Google aumentó el espacio de almacenamiento de Gmail a 10 GB; hoy en día dicho espacio está unificado a 15 GB y se comparte entre los dos servicios a libre elección del usuario.

Las novedades destacadas en su lanzamiento fueron:
· Ampliación del almacenamiento gratuito de 1 GB a 5 y posteriormente 30 GB.
· Capacidad de sincronización de archivos con el PC, y visualización mejorada de documentos de Google fuera de línea.
· Cambios en la barra lateral de navegación.

Frente al anterior sistema de visualización fuera de línea denominado Google Docs sin conexión, el nuevo sistema de Google Drive permite mover y eliminar documentos de Google sin estar conectado a Internet. Al conectarse, Google Drive refleja estos cambios en la nube. Incluso es posible recuperar documentos Google de la papelera de la PC.

El sistema de sincronización de archivos permite al usuario:
· Editar sus archivos en el PC y tenerlos disponibles en la nube
· Contar con respaldo automático
· Contar con un control de versiones, pudiendo acceder a versiones anteriores de un archivo después de ser modificado
· Realizar subidas o bajadas masivas de archivos, respetando la estructura de carpetas.

Pulsa aquí Google Drive

Importancia de Google Drive para nosotros estudiantes y audiencia

Google Drive 

Es una herramienta de suma importancia tanto para una empresa, profesional, estudiante o para cualquier persona en día a día, porque nos permite guardar información como: (documentos PDF, fotografías, audios, notas de voz, vídeos, presentaciones, archivos adjuntos etc).

Algunas de sus grandes ventajas es que podemos crear copias de seguridad de: nuestros contactos, correos electrónicos, documentos, fotografías entre otros. Podemos crear documentos, encuestas, hojas de cálculos, presentaciones, diseñar gráficos, diagramas de flujos, organigramas o simplemente editar fotografías. Nos permite trabajar con todo este tipo de aplicaciones, compartirlas con quien queramos o simplemente guardarlas en la nube estando a salvo nuestra información y poder disponer de ella en el momento que la necesitemos a través de un ordenador, portátil, tableta o de nuestro Smartphone y ahora también con la ventaja de acceder a la información y trabajar en ella sin necesidad de conexión a Internet.

Nos permite colaborar y trabajar en equipo de una manera divertida y sencilla, ahorrando tiempo al enviar la misma información por correo a todos los participantes de manera individual, dando la opción de descargar para guardar la información, permitiendo modificar la información, agregar comentarios y observar los cambios sin que se produzcan errores de comunicación, siendo muy útil para profesionales, empresas y estudiantes

Aspectos actuales e interesantes de Google Drive

1. Permite compartir archivos de hasta 5 TB con cualquier persona, incluso si no tiene una cuenta de Google.
2. Puedes editar tus archivos de Microsoft Word, PowerPoint® y Excel® en la Web, así como en dispositivos iOS y Android. 
3. Cuenta con encriptación empresarial que brinda a las empresas herramientas potentes y fáciles de usar con las que pueden administrar usuarios, proteger los dispositivos mediante  administración de dispositivos móviles, establecer permisos para compartir contenido y obtener información clave mediante las funciones avanzadas de auditoría y generación de informes.
4. Puedes trabajar con tu equipo en el mismo documento en tiempo real, que además te permite agregar comentarios en los archivos, las conversaciones se enmarcan en un contexto y, de esta forma, te permite ahorrar tiempo enviando y recibiendo correos electrónicos.
5. Con Drive las empresas cuentan con un abanico de herramientas como G Suite, que incluye Formularios, Sites, Calendar, Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones, Hangouts entre otras.
6. Realizar Videollamadas, que permite conectar con los demás miembros de tu equipo, con los clientes o con los partners a través de vídeo de alta definición con varios participantes, voz o texto.
7. Aplicaciones de terceros para el trabajo, en las cuentas administradas en el nivel de dominio, se pueden utilizar aplicaciones integradas, como DocuSign para las firmas electrónicas, LucidCharts para plantillas de "mockups" y Smartsheets para la administración de proyectos, con las que podrás sacar el máximo partido a Drive en tu trabajo.
   
   
   

Perfil de profesionales de nuestro campo a los que podemos dirigir una entrevista sobre Google Drive

A cualquier perfil de profesionales que tengan conocimiento básico de las nuevas tecnologías y del uso de aplicaciones del paquete de Microsoft Office, tales como: administradores, gerentes, auditores, asistentes, profesores y estudiantes de nivel medio, superior y universitario.

Vídeo Explicativo sobre como usar Google Drive